ترأَّس معالي مدير جامعة المجمعة الدكتور خالد بن سعد المقرن في مكتب معاليه في الجامعة الاجتماع التشاوري الدوري مع وكلاء الجامعة , وعمداء الكليات , والعمادات المساندة , ومدراء الإدارات , حيث بدأ الاجتماعُ بالترحيبِ بجميع الأعضاء , والتأكيدِ على أهمية مثل هذه الاجتماعات التشاورية في تحسين العمل و الأداء , والحثِّ على أن تتبنَّى كل جهة مثل هذه الاجتماعات التشاورية مع منسوبيها , وتم البدء بمتابعة التوصيات الواردة في محضر الاجتماع الثاني المنعقد21-12-1433هـ , والذي جاء من أبرز توصياته :
إتاحة نظام إدارة المشاريع للجهات التي لديها مشاريع قائمة في العام المالي الحالي لإدراجها ضمن النظام , حيث استعرض أ.محمد السهلي – مدير مكتب المشاريع – الإجراءات التي تمت لذلك والخطط التدريبية التي بدأت , وعقَّب معالي المدير – رئيس الجلسة – على أهمية التعاون الفاعل والعمل على تذليل الصعوبات المتوقعة بمثل هذه المشاريع المستجدة على البيئة الجامعة والمتوقع وجودها ، وأنَّ العمل الجاد المتعاون كفيل بتجاوزها وتذليلها ومن ثم تحسين تلك العمليات .
تمت التوصية بأن يتولَّى الدكتور مسلم الدوسري – المشرف على مكتب معالي مدير الجامعة – متابعة التوصية السابقة و الرفع بتقريرٍ عن واقعِ تفاعل منسوبي الجامعة مع نظام إدارة المشاريع لمعالي المدير .
كما استعرض د. فيصل الحمود عميد كلية إدارة الأعمال مبادرات الكلية التطويرية والتي شملت جوانب مختلفة في أعمال الكلية الإدارية والأكاديمية كتعليم الأقران , وحقيبة المبتعث ,و نادي الخريجين ، و الإرشاد الأكاديمي , وتدريب الطلاب ، ومبادرات الخطة الاستراتيجية ، بالإضافة إلى إحصائيات عن نسب الخريجين وأعداد الملتحقين بسوق العمل .
بعد ذلك قدم د . مسلم الدوسري – المشرف على مكتب معالي مدير الجامعة – ملاحظاتٍ متعلقةٍ بمحاضرِ لجانِ ومجالسِ الجامعة ، والتي كان من أبرزها : الاختصار في عرض وصف الموضوع ومناقشته , مما لايُعطِ صورة واضحة لصاحب الصلاحية حول حيثيات الموضوع ، وكذلك عدم بيان مستند التوصية التي اعتمدت عليه اللجنة في توصيتها بشكل دقيق ومحدد ، بالإضافة إلى تأخر البعض في رفع المحاضر وإرسالها دفعة واحدة , كما أشار إلى آلية المكتب في طريقة عرض واعتماد المحاضر وعرضها على معالي المدير والوقت التقديري المتوقع لذلك وتمت التوصية على الاهتمام بملاحظات المشرف على مكتب معالي مدير الجامعة ، والرفع المباشر بعد اكتمال المحضر دون تأخير .
تلا ذلك استعرض د . ناصر الجارالله – عميد كلية العلوم الطبية التطبيقية – للدليل التنظيمي الذي أصدرته الكلية , و الذي يسعى إلى وصف وتوثيق المهام الإدارية لكل وحدات الكلية وأقسامها وأدوار منسوبيها بهدف مساعدة مسؤولي الكلية على تأدية أعمالهم على الوجه المطلوب , وهو امتدادٌ لما نصَّت عليه أنظمة التعليم العالي , واللوائح التنفيذة للجامعة , والقرارات الصادرة بهذا الشأن , وخصوصاً قرار تفويض الصلاحيات رقم10 بتاريخ 1-7-1431هـ ؛ لِيُنَظِّم عملَ أقسامِ ووحداتِ الكلية لفرعيها ( بنين/ بنات) , كما أكدَّ على أهمية استكمال العمل من خلال لجنة تضع السياسات والإجراءات على مستوى الجامعة.
ومن ثم قدَّم د . محمد السلامة – عميد كلية الهندسة – تقريراً عن دور الكلية في توزيع الكتب الدراسية على الطلاب حيث عرض قائمة تحتوي على خمسة وعشرين كتاباً تمَّ تخْصِيْصُها للكلية ، كما أشار إلى بعض العوائق التي لوحظت على توزيع الكتب للطلاب وقدم مقترحات لِحَلِّها , وقد شدَّد رئيس الجلسة على أهمية أن تكون للجامعة منهجية في التعامل مع الكتب العلمية وأنَّ الجامعةَ مستعدةٌ لتوفيرها بشرط وضع ضوابط تضمن التعامل السليم ، وأنْ يُحَقِّقَ توفيرُ الكتب الهدفَ المقصود منه .
كما قدَّم الأعضاءُ جملةً من المقترحات كالاستفادةِ من المكتبة الرقمية السعودية ، والتعاقد مع دور نشر متخصصة ، كم تمَّ استعراض لبعض التجارب المشابهة في جامعات أخرى.
وفي نهاية الاجتماع أشار معالي مدير الجامعة – رئيس الاجتماع – إلى فعاليات الجامعة والتي شاركت فيها جهاتُ ووفودٌ من مختلف الجامعات وعكست التطورَ السريعَ الذي تشهده الجامعةُ في مجالاتها الأكاديمية والعلمية , ولاقت إشادةً من المشاركين , كـلقاء عمداء كليات الطب , و المؤتمر الدولي للتخصصات العملية , و حلقة النقاش العاشرة للتعليم الإلكتروني في الجامعات السعودية , كما أكد على أهمية حضور ومشاركة قيادات الجامعة لتلك الفعاليات . واستعرض معاليه الزيارة الدورية التي يقوم بها للكليات والمحافظات , حيث أشاد بما سَمِعَهُ من الطلاب وأعضاء هيئة التدريس أثناء زيارته للزلفي , وأبدى جملةً من الملاحظات , والتي يمكن تلافيها بالتنسيق المشترك بين عمداء الكليات في فرع الجامعة بالزلفي , كما أكدَّ على أهمية أنْ يقوم عمداء العمادات بالزيارة الدورية طوال السنة للكليات في المحافظات الأخرى والعناية بها .
